月: 2021年7月

仕事の仕組みを作るというのは結局、本人に
「あぁ！こうするほうが楽ちんだ！」とか
「このほうが便利だし簡単だな！」というような気持ちにいかになってもらうかであり、そういうこころの動きというのは、工学的科学的アプローチが可能だと思うんですよ。

で、いろいろな情報共有や情報処理というのは、この数年間の間に飛躍的に発展しているので、パソコンを使用する、キーボードを利用するというこの２点だけを突破すれば、ものすごく効率が上がるのだと思います。
あとフリック入力もけっこうな速さになってきているので、スマホでのテキスト入力というのもスピードが早くなってきました。
さらには音声入力もかなり良くなってきていて、例えばグーグルマップで住所を検索すると地名変換が位置情報に紐付けられているからなのか、たいてい一発で変換されるようになってきています。

ユーザーというのは要するに社員、スタッフのことでもあるのですから、社員が使いやすいシステムとか仕事の流れなんかを考えて工夫して、結果
「ゼンリンの住宅地図よりも、グーグルマップの共有機能を使ったほうが楽だ」
住宅地図を見るためには、自席を離れて、地図が置いているところまでいって、住所索引を開いて、指定のページを開いて位置を確認する。
という一連の動作よりも、
グーグルマップの画面で、住所を入力し、出てきた結果から共有する。
というほうが、自席で全部できるし、楽だなぁ、一度この方法をすると、もう住宅地図使うのめんどくさい、
というふうになれば、そっちを使うようになります。

動線を出来る限り短くしたり、手獣の手数を出来る限り減らしたりすること、いろいろ使えるので勉強になります。

１９９９年の書籍ですけど、基本的には今も変わらないです。

社員が暇そうにしていたり、雑談に花を咲かせているのを見ると、上司だったり弊社のような零細企業の経営者だとつい
「ヒマだったら働け」
とか
「時間があるみたいだからこれしておいて」
というようなことを言いがちですよね。

気持ちはわかります。（自分もやりがち）
業務的にはやることがいっぱいあるし、なんとなくサボっているように見えると「仕事をさせなくては！」というような義務感というか責任感のようなものが心の中に生まれてしまうものですな。

けれども、社員が暇そうにしているのは、もしかしたらそう見えるだけで、段取り良く効率的に仕事を早めに終わらせることができたので、ちょっと休憩しているのかもしれないと考えることにしています。

例えば指示したときに
「この業務は5時間ぐらいかかるかもしれない」と考えて指示したとして、社員はエクセル関数やらVBAやらをバリバリに駆使して10分くらいで終わらせてしまっていたのかもしれない。
つまり上司のマネジメントが間違っているのだと思うのですよ。

スタッフが業務をこなすのにどのくらいの時間がかかるのか、ある程度余裕をもって上司というのは仕事を割り振っていかなければならないと思うのです。

どう考えても10時間くらいかかる業務を、午後2時に
「この資料今日中に作っておいて」というような指示をするのは無能な上司の証明にしかすぎないわけです。

自分がやれば5時間ぐらいかかるであろう見積もり作業を、スタッフに依頼したときに、10分くらいで終わらせたとしましょう。
そうなったときに「じゃあ、これもお願い」とその場で追加仕事を依頼するのはダメだと考えています。

そういうことをしていると、次からその人は「仕事を早めに終わらせよう」とは考えなくなってしまう。
だって早く終わってもいいことがないのですから。

だからスタッフが暇そうに見えるときは、時間を置いて徐々にその人の仕事を増やしていくのが正解だと思うのです。

もしかしたらその時だけたまたま運良く仕事が進んだだけだったり、偶然が重なってすごい条件が嵌まり込んでスピーディーに片付いただけなのかもしれません。

時間軸を長めにとって、スケジュールやシフトに余裕をもって、その人の仕事っぷりを見てから評価したり、マネジメントしたりするのが正しいとともいます。

本部のおエライサンが支店とか営業所に来て、たまたま暇そうにしていた社員を見て
[偉い人]「暇そうなんだからもっと働かせろ」
[所　長]「ハイ！いますぐに！キミたち、暇そうにしてないで◯◯やっとけ！」
みたいなパターンになるのが、一番スタッフのやる気を削ぐのです。

そんなわけで、社員が暇そうにしていたり、サボっているように見えたときは、
「期待を上回る効率で業務を処理しているんだな、ありがたいなあ」
と感謝した上で、後日、他の業務（難易度が高かったり、複雑だったり、職責が重かったりする仕事）を割り振るのが正解だと思います。

仕事を早く終わらせれば自分の自由な時間が増やせる。
そういう環境を作っていくのが大事なんではないかなと考えています。